Rekisteri- ja tietosuojaseloste

Tämä on Helsingin Asumisoikeus Oy:n (HASO) henkilötietolain (523/1999) 10 §:n ja 24 §:n sekä EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste.

Laatimispvm: 23.5.2018

Rekisterinpitäjä

Helsingin Asumisoikeus Oy
Sahaajankatu 3
00880 Helsinki

Rekisteriasioista vastaava yhteyshenkilö

Juha Viljakainen
Sahaajankatu 3
00880 Helsinki

Rekisterin tarkoitus

Asumisoikeusyhtiössä kerätään henkilötietoja useaan eri käyttötarkoitukseen. Asukasluettelon ja asukasrekisterin pitäminen asumisoikeushaltijoista on asumisoikeuslakiin perustuva velvollisuus, jonka lisäksi kerätään tietoja asukkaiden tekemistä muutostöistä (remonttirekisteri). Asumisoikeushakijoista ylläpidämme ajantasaista rekisteriä, jotta vapautuvia asuntoja voidaan tarjota jonottajille sekä asukasluetteloa pidämme yllä, jotta saamme asumisoikeusyhtiön arjen pyörimään.

Asumisoikeusyhtiöiden tiedoista muodostuu lisäksi henkilörekisteri avainten kulunvalvonnasta, jotka ovat käytössämme asukkaiden ja omaisuuden turvaksi.

Henkilötietoja käsitellään esimerkiksi seuraavissa asumissuhteen hoitamiseen liittyvissä tarkoituksissa:

  • Asumisoikeusmaksun, vakuuden, vastikkeen ja käyttökorvausten laskutus ja perintä
  • Asuntojen huollot ja korjaukset sekä asukasyhteydenottojen käsittely
  • Talonkirjojen ylläpito (huoltoyhtiö ylläpitää)
  • Kiinteistöihin ja asuntoihin liittyvien tiedotteiden lähettäminen

Henkilötietojen käsittely perustuu osapuolten väliseen asumisoikeussopimukseen ja asumisoikeusyhtiön lakisääteiseen oikeuteen.

Rekistereihin kirjatut henkilötiedot

Asukasrekisteri: asunnon haltijan nimi ja postiosoite, luonnollisen henkilön syntymäaika, mahdollisen muun huoneiston hallintaoikeuden haltijan nimi (esim. lesken asumisoikeus).

Remonttirekisteri: asukkaan nimi, osoite, sähköpostisoite ja puhelinnumero, mahdollisen muun yhteyshenkilön vastaavat yhteystiedot, työnsuorittajien (esimerkiksi suunnittelija, urakoitsija, valvoja) nimi, sähköpostiosoite ja puhelinnumero.

Asukasluettelo: asukkaan nimi, syntymäaika tai henkilötunnus, jos rekisteröidyn yksiselitteinen yksilöiminen on tärkeää rekisteröidyn tai rekisterinpitäjän oikeuksien ja velvollisuuksien toteuttamiseksi (esimerkiksi perintä), osoite, sähköpostiosoite ja puhelinnumero, muut hallinnon hoidon kannalta välttämättömät henkilötiedot.

Asumisoikeusasuntojen jonorekisteri: jonorekisterissä ovat hakijan nimi, postiosoite, puhelinnumero ja sähköpostiosoite, mikäli hakija on valinnut kohdan, että haluaa koosteen hakemuksesta sähköpostitse. Tarjouskierroksia koskevia tietoja säilytetään kahden vuoden ajan.

Avainrekisteri: avainrekisterissä ovat asukkaan nimi, osoite ja luovutuspäivämäärä.

Vuokrausrekisteri: vuokrausrekisterissä ovat asumisoikeusasuntojen hyväksyttyjä edelleenvuokraamisia koskevat määräaikaiset sopimukset, asumisoikeushaltijan tiedot sekä määräaikaisen vuokralaisen nimi, osoite, henkilötunnus, mahdollinen puhelinnumero ja sähköpostiosoite.

Talohallitusten puheenjohtajarekisteri: puheenjohtajan nimi, osoite, puhelinnumero ja sähköpostiosoite

Turvallisuushenkilöiden rekisteri: suojeluhenkilöiden ja väestönsuojahoitajien nimi, osoite, sähköpostiosoite

Rekisteri nettisivuvastaavista: nimi, osoite, puhelinnumero ja sähköpostiosoite

Autopaikka- ja saunavuorovarausluettelot: varaajan nimi ja osoite, mahdollinen puhelinnumero ja sähköpostiosoite

Irtisanottujen asumisoikeussopimusten rekisteri: nimi, osoite, tilinumero, irtisanomispäivä, sopimuksen päättymispäivä, käsittelijän tiedot, maksujen palautuksia koskevat tiedot, mahdollisessa vaihtotilanteessa olevat uuden asunnon osoitetiedot

Rekisteri uutiskirjeen ja sähköpostitiedotteiden tilaajista: uutiskirjeen osalta sähköpostiosoite, sähköpostitiedotteiden osalta asukkaan nimi, sähköpostiosoite sekä tieto asuinkohteesta.

Säännönmukaiset tietolähteet

Kerätyt henkilötiedot saamme asukkailta ja hakijoilta itseltään ja niitä voidaan lisäksi päivittää viranomaislähteistä tai muilta palveluntarjoajilta, millä varmistamme rekistereissä olevan tiedon ajantasaisuuden. Järjestelmiin on täydennetty asukkaiden puhelinnumeroita ja mahdollisia sähköpostiosoitteita lisätietoihin.

Helsingin kaupungin Asuntotuotanto vastaa asumisoikeussopimusten myynnistä uudiskohteissa. Asumisoikeusyhtiö toimii asumisoikeussopimuksessa annettujen henkilötietojen rekisterinpitäjänä ja Helsingin kaupungin Asuntopalvelut toimii käsittelijänä asumisoikeusyhtiön puolesta ja lukuun.

Tietojen säilytysajat

Asukasrekisterin henkilötietoja säilytämme niin kauan, kun asukas asuu yhtiössä. Poismuuton jälkeen henkilötietoja voidaan kuitenkin säilyttää ja käyttää sen ajan ja siinä laajuudessa kuin se on tarpeellista laskutuksen, perinnän ja mahdollisten oikeudellisten toimenpiteiden takia.

Remonttirekisterin tietoja säilytämme vähintään hyväksyttävien muutostöiden poistoarvon määrittämän ajan. Päättyneiden asumisoikeussopimusten asukastietoja säilytetään asumisen jälkeen kuuden vuoden ajan.
Hakemusta koskevat tiedot säilytämme hakemuksen voimassaoloajan, yhden vuoden.

Avainrekisterin, autopaikkojen, saunavuorolistojen ja sähköpostitiedoterekisterin tietoja säilytetään niin kauan, kun asukas asuu yhtiössä. Talohallitusten ja turvallisuushenkilöiden sekä nettisivuvastaavien rekisteritietoja säilytetään vain vastuutehtävän voimassaoloajan.

Uutiskirjeen tilanneiden tiedot pidetään rekisterissä niin kauan, kunnes tilaaja itse peruu tilauksen. Toimimattomat sähköpostiosoitteet poistuvat rekisteristä automaattisesti.

Edelleenvuokrausrekisterin tietoja säilytetään edelleenvuokrauksen ajan ja irtisanottujen asumisoikeussopimusten rekisterin tietoja säilytetään seurantatietoina kymmenenvuoden ajan.

Säännönmukaiset tietojen luovutukset

Tietoja ei pääsääntöisesti luovuteta Helsingin Asumisoikeus Oy:n / Laajasalon Isännöinnin ulkopuolelle. Henkilötietoihin on pääsy yhtiön hallituksella, tilintarkastajalla omien tehtäviensä hoitamiseksi sekä mahdollisesti oikeudellista perintää suorittavalla toimijalla vastike- yms. saatavien oikeudellisen perinnän toteuttamiseksi.

Lisäksi tietoja voidaan luovuttaa viranomaiselle lainsäädännön edellyttämällä tavalla.

Kaikki henkilötietojen käsittely tapahtuu kunnioittaen rekisterissä olevien henkilöiden yksityisyyttä ja saadut tiedot pidetään salassa.

Helsingin Asumisoikeus Oy varmistaa, että yhtiön tiedossa olevat henkilötiedot suojataan asianmukaisesti ja edellyttää tätä myös omilta alihankkijoiltaan, joille tietoa luovutetaan. Käytännössä asumisoikeusyhtiön käsittelemät henkilötiedot voivat sijaita ulkopuolisten palveluntarjoajien palvelimilla tai laitteilla, jotta voimme turvata riittävän tietoturvatason toteutumisen. Paperiset asiakirjat säilytämme paloturvallisessa ja lukitussa tilassa.

Rekisteröidylle kuuluvat oikeudet turvaamme kaikille rekisteröidyille.

Rekisterin suojauksen periaatteet

Sähköisesti käsiteltävät rekisterin sisältämät tiedot ovat palomuurein, salasanoin ja tarvittavin muin tietoturvan toimialalla kulloinkin yleisesti hyväksyttävin teknisin keinoin suojattuja. Ainoastaan yksilöidyillä rekisterinpitäjän ja sen toimeksiannosta ja lukuun toimivien yritysten työntekijöillä on pääsy rekisterin sisältämiin tietoihin rekisterinpitäjän myöntämällä yksilöllisellä käyttöoikeudella.

Tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Tietoja ei siirretä Euroopan unionin jäsenvaltioiden alueen tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

Oikeusperusta, rekisteröidyn oikeudet

Jäljennös henkilötiedoista: rekisteröidyllä on oikeus saada jäljennös häntä koskevista henkilötiedoista viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta.

Oikeus tulla unohdetuksi: jos rekisteröity (asukas) ei enää halua, että hänen tietojaan käsitellään, tiedot on poistettava rekistereistä, ellei ole jokin laillinen peruste säilyttää ne. Tällaisia perusteita ovat esimerkiksi sopimus tai lakisääteinen velvoite, jolloin tiedot voidaan säilyttää niin kauan, kuin se on tarpeen.